DIGITALISIERUNG
DIGITALE TRANSFORMATION
Machen wir es kurz, die beiden Begriffe meinen exakt das Gleiche. Alle unsere Aktivitäten rund um die kommerzielle IT ist ein Teil der DIGITALISIERUNG
| IN EIGENER SACHE: |
| GESUCHT: BUCHHALTER*IN |
AUFTRAG-FAKTURA-OP
gehört unzweifelhaft zur DIGITALISIERUNG. Wie ich immer witze, jedes Jahr ein neues SMARTPHONE zu kaufen jedenfalls gehört nicht dazu, auch dann nicht, wenn es gleich zwei sind.
Die Empfehlungen auf dieser Seite befassen sich mit der Erstellung und Verarbeitung von Belegen, wie folgenden:
- ANGEBOT
- AUFTRAG
- LIEFERSCHEIN
- RECHNUNG
- GUTSCHRIFT
- GGF MAHNUNG
VORBEREITUNG FINANZ-BUCHHALTUNG
Mit einer GRATIS-APP wie OneNote, oder klassisch!
DIGITALISIERUNG AUTOMATISIERUNG
Mancher mag denken, das ist doch alter Schnee, stimmt. Doch warum hat es kaum einer. Erst kürzlich sprach ich mit einem Handwerker, der erzählte stolz, dass er für sechstausend €uro ein Branchenpaket gekauft hat mit XY-Schnittstelle und Lagerverwaltung.
Da dachte ich still für mich, Du musst Geld haben und zwar zu viel, sagt mir mal einer was ein Klempner auf Lager haben soll, außer ein wenig Kleinmaterial, Dichtungen und solche Dinge. Da denkt normal keiner nach. Ich schon.
Kein Zufall, ich bin Peter MISCHA MARXBAUER, ein gelernter KAUFMANN und BUCHHALTER. Meine Lehre begann 1972, da gab es die ganzen Gimmicks, wie man sie heute kennt noch nicht. Dafür hat man sich um die Essentials gekümmert, dass man nicht mehr ausgibt als man einnimmt und solche Kleinigkeiten.
Lass mich der Vollständigkeit halber sagen, nicht einmal COMPUTER hat es gegeben. Das hat immerhin noch mehr als 10 Jahre gedauert, bis sich der IBM PC hat sehen lassen.
Nach der Ausbildung konntest Du ein Geschäft führen, Lehrlinge ausbilden, Deine Buchhaltung machen und vieles mehr, was einen KAUFMANN eben ausmacht. Ich war auch gleich nach der Ausbildung ein Jahr als BUCHHALTER tätig um etwa das Dreifache zu verdienen wie es für den Jung-Kaufmann seinerzeit geboten wurde.
Zunächst habe ich, wie JEDER, erst einmal versucht heraus zu finden, was ich eigentlich will. Ich wollte etwas mit Technik machen, aber mehr als eine Kaufmannslehre in einem Radio-Fernseh-Geschäft war nicht drin. Erst, bei der Einführung des IBM PC in Deutschland, konnte ich mir das erste Mal einen Herzens-Wunsch erfüllen. Wir schrieben 1984 und ich wechselte für den Rest meines Lebens in die IT, wo ich im Grunde immer noch bin. Damals haben wir PROZESSE DIGITALISIERT (Faktura und so), heute sind es ganze GESCHÄFTSMODELLE.
Ich bin jetzt mehr als 45 Jahre selbständig, davon 40 Jahre als IT-PRO. Daneben habe und hatte ich immer wieder auch mal eine Anstellung dazwischen. Gewöhnlich mit der Erlaubnis, meine Selbständigkeit weiter zu führen. Das verdanke ich ausschließlich meiner frühen Erkenntnis, dass ich lebenslang-lernen muss! Hier bekommst Du etwas Einmaliges: www.marxbauer.com/lebenslang-lernen Den Link darfst Du ruhig weitergeben, wir alle müssen künftig lernen.
Ein von mir sehr geschätzter Kollege, der zwar noch jung ist an Jahren, aber Reich ist an Erfolg, der hat es so formuliert und spricht mir damit direkt aus der Seele. Du brauchst alle die Gadgets nicht, was Du brauchst sind nur zwei Dinge:
- Neue KUNDEN
- Mehr UMSATZ
Danke LAURI (Dir kann man vertrauen!)
Von mir kannst Du eine BERATUNG in genau der gleichen SIMPLICITY mit genau der gleichen PRÄZISION erwarten, nicht das übliche WISCHI-WASCHI. Fangen wir gleich damit an.
Jedes UNTERNEHMEN, da macht die KMU gar keine Ausnahme, braucht ein kaufmännisches Rückgrat, heute würde man vielleicht BACKBONE dazu sagen. Das beginnt damit, dass Du einmal schon vorhandene KUNDEN und Deine ARTIKEL erfassen musst. Die KUNDEN werden nicht so viele sein und die ARTIKEL sollten auch nicht so viele sein, sonst machst Du bereits den ersten Fehler. Du würdest dann mit einem BAUCHLADEN starten.
Stattdessen fokussiere Dich, wo immer Du kannst, unübersichtlich und chaotisch wird es ganz von selbst. Da hast Du mein Wort darauf!
AUFTRAG FAKTURA OP
Also verfahren wir wie uns geheißen, da brauchen wir die Möglichkeit, ANGEBOTE, AUFTRAG, LIEFERSCHEIN, RECHNUNG und GUTSCHRIFT zu erstellen. Das Ganze hat die OPTION, in Form von Listen ausgegeben zu werden und in eine OP-Verwaltung Eingang zu finden. Klar, die jeweiligen DOKUMENTE können, wie es sinnvoll ist, ineinander eingelesen werden.
Mit dabei ist die KUNDEN-Verwaltung, Verträge, Leistungen und es ist sogar möglich, Wiederholungs- und ABO-Rechnungen zu verarbeiten.
Nehmen wir ein Beispiel, sagen wir Du bist Klempner. Nach vollbrachter Arbeit sitzt Du bei Deinem KUNDEN in der Küche, mit Deinem Tablet-Computer in der Hand. Die Stammdaten des KUNDEN hast Du schon, vom AUFTRAG. Frage nach ergänze sie, wenn es irgendwo Unsicherheit geben sollte. Lies dann Deinen eigenen AUFTRAG in die RECHNUNG und schließe sie ab. Kontrolliere Dein Werk, gerade am Anfang und sende sie gleich Deinem Kunden per E-Mail. Sein Handy wird einmal PIEP machen. Jetzt kannst Du ihn auffordern, seine Rechnung wenigstens anzusehen (wenn er keinen Drucker hat) und den Betrag von € 321 zu entrichten, wie es im Handwerk üblich ist.
Hat er bezahlt, gewöhne Dir an, sofort oder im Auto den OP auszubuchen. Nichts ist peinlicher, als einen Barzahler zu mahnen. Wenn er nicht bezahlen kann, dann hätte er es auch nicht gekonnt, wenn Du noch, wie zu DINO-Zeiten, die Rechnung geschickt hättest. Kein Unterschied!
Am Anfang rate ich Dir unbedingt, Deine neuen, in der Cloud erstellten RECHNUNGEN und GUTSCHRIFTEN auch Dir selbst zu schicken beziehungsweise auszudrucken. Die Belegpflicht der BUCHHALTUNG setzt Du nämlich mit der neuen Lösung nicht außer Kraft. Das kann man später machen, da sind aber auch eine Menge Vorschriften zu beachten (GOBD, etc.). Nicht überziehen zu Beginn, sonst verlierst Du den Überblick und damit den Spaß an der Sache.
Sprechen wir darüber?
OFFENE POSTEN – OP
Was liegt näher, als gleich einen OP anzulegen, wenn man schon alle Daten im System hat. Die OFFENEN POSTEN können natürlich auch gelistet werden und damit kannst Du sofort sehen, wenn Du einen Barzahler noch nicht ausgebucht hast, oder ein KUNDE tatsächlich noch nicht bezahlt hat.
Wenn mehrere OP ständig offen sind, je nach Branche, verliert man schnell den Überblick. Du musst hier immer daran denken, jeder unbezahlte OP ist Deine Liquidität, die darunter leidet.
Katze aus dem Sack: Ich empfehle jedem Kleinunternehmer, Berater, Coach, Handwerker, mit FirstBill (https://firstbill.de) zu starten, zumal der Start grundsätzlich kostenlos ist. Ein Testzeitraum macht es möglich und, wenn Deine UNTERNEHMUNG neu auf dem Markt ist, hilft Dir vielleicht auch die FREE-Version mit bis zu 5 Belegen im Monat. Die Leute bei FirstBill sind sehr freundlich und bemüht, dass Du mit der SOFTWARE schnell zum Fliegen kommst.
Natürlich kosten die Versionen mit mehr als 5 Belegen auch Geld. Mach Dir aber den Spaß und rechne jeweils, den Preis der Version/Anzahl Belege. Bei der Version Standard wären das € 19/50 Belege, gleich 38 ct je Dokument, die Du mit drei Benutzern entstehen lassen kannst.
Als COMMERCIAL SOFTWARE EXPERT, der ich seit Jahrzehnten bin, kann ich nur sagen DAUMEN HOCH, das ist SPITZE.
Trainings-Video in Vorbereitung,
Coaching jederzeit möglich!
BUCHHALTUNG
Genauer, der Artikel befasst sich mit der Vorbereitung einer Buchhaltung für eine meist externe Buchhalterin. Das ist in der KMU (Kleine und Mittlere Unternehmen) weit verbreitet und sehr beliebt, so müssen nicht eigene Kapazitäten für die Buchhaltung aufgebaut werden. Außerdem passt häufig die Kapazität nicht zur Anforderung. Eine Profi-Buchhalterin ist meistens unterfordert, weil die eigene Buchhaltung nicht so groß ist.
Viele denken, AUTOMATISIERUNG oder DIGITALISIERUNG ist etwas nach Außen, was sich an KUNDEN oder LIEFERANTEN richtet. Fehlanzeige, auch INTERN muss die DIGITALISIERUNG möglichst vollständig durchgeführt werden, weil es sonst mit dem HOME OFFICE klemmen wird. Du merkst, ich vermeide hier die aktuelle KRISE zu nennen, weil sie nicht ursächlich für das beschriebene Dilemma ist.
Manche schlagen sogar vor, ein Eingangsrechnungsbuch und solcherlei Krücken zu führen. Wenn das eine Lösung sein soll, bist Du doch schon hart an der Insolvenz. Außerdem, noch ein Buch, wo wir schon über Buchhaltung reden? In meiner Struktur der Buchhaltungs-Vorsortierung gibt es eine INBOX, die dafür reichen sollte. Wenn die überquillt, hast Du es ohnehin schon übersehen.
Es ist also gleichgültig, ob Du HOME OFFICE wegen einer KRISE nutzen musst, weil Du es gerne magst, oder sogar, um kostengünstig Dein OFFICE zu betreiben. Letzteres, so glaube ich, wird zum STANDARD, wenn es erst einmal alle verstanden haben. Ich sage auch gerne MYOFFICE, gleich ob es für Dich als Angestellter oder als Freelancer genutzt wird. Als Angestellter sparst Du Deinem Arbeitgeber Kosten (der meist was dazu gibt, weil er spart), als Freelancer hast Du ein preiswertes OFFICE, www.myoffice.jetzt eben. Hol‘ Dir das gleichnamige Book.
Natürlich ist nicht jede Situation gleich der anderen, viele BUCHHALTUNGEN sind fortschrittlich, manche ein wenig, die meisten aber gar nicht. Wenn eine BUCHHALTUNG noch Papier lastig ist, muss man sie zu den Letzteren zählen. Das gilt auch, wenn noch physisch unterschrieben werden muss. Siehe MEMBER Bereich DIGI BUSINESS CLUB, da findest du einen VIDEO WORKSHOP für BERATER. In dem wird ausführlich über die Möglichkeit der elektronischen Unterschrift gesprochen.
Häufig liest man auch, dass bestimmte Dinge möglichst bald abgearbeitet sein sollen. Ich sehe das anders, in der Größenordnung UNTERNEHMEN, von dem hier die Rede ist, der KMU, ist der gesamte Post- und E-Mail-Eingang sofort abzuarbeiten. Gleich danach sind die Kontoauszüge abzuholen und in die FiBu-VORBEREITUNG einzuarbeiten. Das kann auch parallel durch die Buchhalter erfolgen. Schon können diese im HOME OFFICE loslegen. War doch ganz einfach, oder?
Jetzt liegt es an Dir, mein Angebot steht. Lass uns einmal zu einem kostenlosen Beratungsgespräch per VIDEO zusammen kommen, Du wirst sehen, das ist alles nicht kompliziert. Und schon nach kurzer Zeit macht es auch Spaß.