AUFTRAG-FAKTURA-OP+FIBU

ALLES WAS DIE KMU BRAUCHT

Beginnen wir mit dem ersten Teil, dem Paket AUFTRAG-FAKTURA-OP, ohne weitere Zusatz-Software. Davon brauchst Du gelegentlich ein ANGEBOT, häufiger die AUFTRAGS-BESTÄTIGUNG, den LIEFERSCHEIN, regelmäßig die RECHNUNG und wenn mal was daneben gegangen ist, die GUTSCHRIFT. Eine OP-LISTE sollte Deine FAKTURA automatisch erstellen.

Übertreibe nicht mit den ANGEBOTEN, nur weil es leicht geht und der KUNDE meist nicht widerspricht, muss nicht ständig ein ANGEBOT geschrieben werden.

Viel mehr Augenmerk solltest Du auf die AUFTRAGS-BESTÄTIGUNG legen. Damit wirst Du in der nahen ZUKUNFT, in der viele durch die Corona-Krise beschädigt sind, Deine eigene Liquidität retten und Ausfällen vorbeugen. Dazu erstellst Du eine Zahlungsbedingung, die mindestens 50% Sofort-Zahlung verlangt, damit der AUFTRAG begonnen werden kann. Der Rest ist am Tag der Ausführung des AUFTRAGS zur Zahlung fällig. Weise Deinen KUNDEN freundlich aber klar auf die Notwendigkeit dieser Maßnahme hin, er wird es verstehen.

Wenn Du so verfährst, dann wird die OP-LISTE auch nicht so besonders wichtig, weil ja die Aufträge meistens bezahlt sind. Sieh zu, dass Du besonders dieser Empfehlung folgst, dann sparst Du sehr viel Nerven und unnötige Arbeit, weil Deine LIQUIDITÄT stets bestens ist.

Neben der Anzahlung sollte der KUNDE die AB unterschreiben und zurücksenden, als Scan oder wie er es eben machen kann. Durch die Anzahlung ist schon einmal Dein Material-Einkauf abgesichert. Für den schnellen Scan eines Dokuments, ohne auf die Qualität zu großen Wert zu legen, empfehle ich das kostenlose Office-Lens von Microsoft, weil es für alle wichtigen Betriebssysteme zu bekommen ist.

Beim Versand einer Ware oder von Teilen würde ich immer einen LIEFERSCHEIN schreiben und mit senden, das sieht zumindest aus, als wenn Du alles unter Kontrolle hast.

Die RECHNUNG entsteht am Tag des Einbau, der Lieferung, oder was Du eben mit Deinem KUNDEN vereinbart hast. Jedenfalls, siehe oben, am Tag der Leistungs-Erbringung wird der Rest bezahlt und dafür solltest Du immer ein Tablet oder einen Laptop beim KUNDEN dabei haben. Wenn alles vorbei ist, fragst Du ob Du Dich einen Moment in die Küche setzen kannst und lässt ihm die Rechnung direkt zukommen. Er soll sie ja auch gleich bezahlen.

Vergiss nicht, den UMSATZ gleich als bezahlt zu kennzeichnen. Nichts ist schlimmer, als einen Sofort-Zahler zu mahnen!

Ich verspreche Dir im Voraus, dass Dir diese Vorgehensweise den Respekt Deiner KUNDEN und ungläubiges Staunen einbringt. Weiterhin gibt es am Wochenende oder abends nichts mehr zu tun, alles ist berechnet, ausgebucht, fertig.

Eine SOFTWARE, die das alles kann und sogar noch mehr, kannst Du schon für sehr kleines Geld bekommen. Nachdem da ohnehin alles recht günstig ist, gibt es auch für mich nichts zu verdienen. Also hier ist der Original-Link: https://firstbill.de Ich empfehle Dir schon mal die Test-Version, die Gratis zu haben ist. Dann gibt es eine Anfänger-Version mit 5 Belegen im Monat auch Gratis. Dann kennst Du das System und kannst selbst entscheiden, welches Paket für Dich in der Zukunft richtig ist.

HIER YT VIDEO EINFÜGEN

MICROSOFT 365

Früher gab es dafür eine einheitliche Bezeichnung, das Ganze hieß Microsoft Office. Die neuen Versionen hießen auch mal so, nur mit 365 hinten dran. Aber MS scheint etwas anderes zu planen, deshalb heißt das jetzt nur noch Microsoft 365. So ein SOFTWARE-PAKET wird jeder haben wollen, denke ich mal.

An brauchbarer Cloud-Konkurrenz gibt es nicht viel, bei entsprechender Anspruchslosigkeit die Google Cloud, die ich aber aus ganz anderen Gründen empfehle. Für die Office-Anwendungen ist sie keine Konkurrenz zu MS. Da gibt es aber zusätzlich Google „My Business“, eine Weltklasse App, wenn es darum geht mit Deiner Firma bei der Google Suche besser rauszukommen. Da hat die MS Cloud nichts vergleichbares.

Aber zurück zu MS 365. Auch darin schlummert eine Weltklasse App, für die ich mich entschieden habe, die FiBu-Vorbereitungen darin zu halten. Die Crux dabei ist, dass es diese App tatsächlich auch einzeln und kostenlos gibt. Gehe auf die Microsoft Seite „onenote.com“ und Klicke hier auf Herunterladen. Nach erfolgter Install kann es schon losgehen. Oder lasse Dir aus Deiner MS Cloud die lokalen MS OFFICE Anwendungen installieren, da ist die passende OneNote auch mit dabei.

Bitte nicht verwechseln, im Windows Store findet sich noch eine andere OneNote App, die erkennt man daran, dass sie oben in der Mitte OneNote für Windows 10 stehen hat. Diese Version wird demnächst eingestellt, also die vom Download (oben) nehmen.

FIBU – VORBEREITUNG

Warum so vorsichtig? Nun ich kann es verstehen, obgleich ich es einmal gelernt habe, mag ich es selbst gar nicht machen. Außerdem schadet es nicht, wenn man etwas mehr von dem Thema weiß, als man macht, das wird nämlich schnell komplex. Gerade so Spezial-Sachen wie Buchhaltung muss man als KLEIN-UNTERNEHMER aber auch nicht mit Gewalt selbst machen. Es sei denn, die Gattin eines Handwerkers hat sich in dieses Metier verliebt, dann soll man sie auch nicht aufhalten.

Jedenfalls und das ist meine Erfahrung, die KLEIN-UNTERNEHMEN machen in der Regel keine Inhouse-Buchhaltung sondern geben sie irgendwie aus. Ob der Empfänger jetzt ein Steuerbüro ist oder erst einmal ein Buchhaltungs-Dienst, das ist Geschmackssache und darüber wollen wir uns hier nicht aufhalten.

PAPIERLOSE DATENÜBERMITTLUNG

Gerne werden heute Vereinbarungen getroffen, dass die Einlieferung von Buchhaltungs-Daten papierlos erfolgen soll. Das kann aber schnell zum leeren Dogma werden. Erst heute habe ich Privat wieder so ein Erlebnis gehabt. Ich nehme nur das Fazit vorweg. Wenn papierlos heißt, dass nur das Papier weggelassen wird, dann fehlt etwas und das Ganze ist ein lausiger Plan.

Wichtig ist, dass wir darüber einig sind, dass ein leeres Verzeichnis nicht viel Wert ist, dass da eine Struktur sehr nützlich wäre. Je nach Inhalt, der zu transportieren ist kann das vieles sein, so wie in der analogen Welt auch. Für Dokumente ist es meistens A-Z, sehr große Buchhaltungen können 1-31 und mehr erforderlich machen. Buchungskonten sind auch meistens mehr als eines je UNTERNEHMEN, sagen wir KASSE, POSTBANK und HAUSBANK, dann sind es bereits drei.

Wenn jetzt dieses Sammelsurium von Belegen, für die unterschiedlichsten Konten, in ein leeres Verzeichnis eingefüllt wird, auf das dann auch noch zwei verschiedene Personen Zugriff haben (KUNDE und BUCHHALTER), dann kann sich jedermann leicht vorstellen, was für ein CHAOS das ergibt.

Das ist der Sinn dieser Empfehlung mit OneNote, weil man da zumindest nach Buchungs-Konto sehr strukturiert an seinen Partner (Steuerbüro oder Buchhaltungs-Service) abgeben kann. Details zeigt das VIDEO:

HIER YT VIDEO EINFÜGEN

Das VIDEO, eigentlich sind es zwei VIDEOs, zeigen die Begebenheiten, so wie sie hier stehen, und geben auch die Möglichkeit ein COACHING zum Thema zu buchen. Wer das noch nicht will, kann sich hier in die DIGITAL ONLINE BUSINESS LISTE eintragen und wird so weiter informiert.

HIER FORM DOB EINFÜGEN

Auf diesem Weg informieren wir über nahezu alles, was ein UNTERNEHMEN braucht. Besondere INTERESSEN bitte ich individuell zu übermitteln, dann gibt es auch einmal eine individuelle Lösung.

Herzlichst Euer MISCHA
Peter MISCHA MARXBAUER
DIGITAL ONLINE BUSINESS
www.marxbauer.com/kontakt